ビジネス向けのグループウェア（メール、オンライン会議、チャット、ファイル共有、文書作成）を選ぶとき、多くの方が候補に挙げるのが Google Workspace と Microsoft 365 です。
結論から言うと、選び方はシンプルです。
- ブラウザ中心で軽快に共同編集、運用もシンプルにしたい → Google Workspace
- Office（Word/Excel/PowerPoint）の互換性とデスクトップアプリ重視、Windows環境との親和性も欲しい → Microsoft 365
ただし実務では「メール」「ファイル」「会議」「セキュリティ」「管理」「AI」のどこを重視するかで、満足度が大きく変わります。ここからは、用途別に迷いが消えるように比較していきます。
まず押さえる：両者は何ができるサービスか
Google Workspace は、Gmail / Google Drive / Google Docs / Google Meet などを中心に、クラウドで完結することを前提に設計されています。共同編集や共有が自然で、端末や場所を選ばず使いやすいのが特徴です。
Microsoft 365 は、Outlook / OneDrive / Teams に加えて、Word / Excel / PowerPoint のデスクトップアプリ（プランによる）を軸に、企業の既存運用やWindows環境・Office資産との連携が強いのが特徴です。Microsoft 365 Business Basic などでは「Web/モバイル版のOfficeアプリ＋ビジネスメール＋会議」から始められます。
主要機能の比較表（ざっくり全体像）
| 観点 | Google Workspace | Microsoft 365 |
|---|---|---|
| メール | Gmail（検索とスレッドが強い） | Outlook（企業運用・ルール運用に強い） |
| ファイル | Drive（共有と共同編集が直感的） | OneDrive / SharePoint（権限管理や企業運用が強い） |
| 文書作成 | Docs / Sheets / Slides（共同編集が非常に軽い） | Word / Excel / PowerPoint（機能が最強、互換性が高い） |
| 会議 | Google Meet（URLで参加しやすい） | Teams（会議＋チャット＋社内連携が強い） |
| チャット | Google Chat | Teams（社内の標準になりやすい） |
| 管理 | Admin console（比較的シンプル） | 管理項目が多く大規模向けにも強い |
| AI | Gemini がビジネスプランに統合（時期・提供形態は要確認） | Copilot 系は別途ライセンス体系が絡むことが多い（プラン次第） |
比較1：メール（Gmail vs Outlook）で差が出るポイント
Gmail（Google Workspace）が強い点
- 検索が非常に強く、過去メールを探しやすい
- スレッド表示が前提なので、やり取りが追いやすい
- ブラウザ運用でも体験が落ちにくい
Outlook（Microsoft 365）が強い点
- 企業でありがちな「ルール振り分け」「共有メールボックス」「運用ポリシー」などの管理・運用が得意
- Windows端末＋Outlookデスクトップ運用が中心の会社は馴染みやすい
結局、個人の好みというより「会社のメール運用が複雑かどうか」で向きが分かれます。運用がシンプルなら Gmail が軽く、運用が複雑なら Outlook が強くなります。
比較2：ファイル共有（Drive vs OneDrive/SharePoint）
Google Drive が向いているケース
- 「リンク共有＋権限調整」で素早く回したい
- フォルダ階層より検索・共有中心で運用したい
- ドキュメントを複数人で同時編集する文化がある
OneDrive / SharePoint が向いているケース
- 部署・プロジェクト単位で権限をガチガチに分けたい
- 既にMicrosoftの管理体系（Entra ID等）やWindows運用がある
- ファイルサーバー文化を段階移行したい
また、ストレージ枠も判断材料になります。Google Workspace の Business 系は、Starter 30GB、Standard 2TB、Plus 5TB などの目安があります（プール型の考え方）。
容量重視の場合は、このあたりのプラン差が効きます。
比較3：文書作成（共同編集の快適さ vs 互換性・機能）
Google Docs/Sheets/Slides の特徴
- 同時編集が軽い、共有が速い、コメント・提案が自然
- ブラウザで完結しやすい
- 体裁より「スピードで回す」業務に強い
Word/Excel/PowerPoint の特徴
- 機能量が圧倒的（特にExcel）
- 取引先から受け取るファイルの互換性が高い
- マクロや高度な帳票など、業務に深く入り込んでいる会社ほど強い
ここは明確で、「Excelが業務の中心」なら Microsoft 365 が無難です。逆に「共同編集で早く回す」文化なら Google Workspace が気持ちよくハマります。
比較4：会議・チャット（Meet vs Teams）
Google Meet の特徴
- URLでサッと入れる、参加障壁が低い
- 使い方がシンプルで迷いにくい
- “会議は会議”として使いやすい
Microsoft Teams の特徴
- 会議だけでなく、チャット、チーム、ファイル、アプリ連携が強い
- 社内ポータル的に使える（運用設計次第で便利にも複雑にもなる）
会議だけを軽快に回したいなら Meet、社内コミュニケーションの中心をまとめたいなら Teams、という選び方が分かりやすいです。
比較5：管理・セキュリティ（情シス目線の違い）
- 端末管理、ID管理、アクセス制御、監査ログなどをどこまで求めるかで差が出ます
- 一般に Microsoft 365 は管理項目が多く、大規模運用・複雑なポリシーに強いです
- Google Workspace は管理が比較的直感的で、スモールスタートに向きやすいです
「情シスが手厚く、細かく統制する」ほど Microsoft 365 が合いやすく、「少人数で運用し、現場が素早く回す」ほど Google Workspace が合いやすい傾向があります。
比較6：AI（2025〜2026の選定では無視できない）
最近は「AIがどこまで標準で使えるか」も重要になっています。
Google Workspace では、Gemini が Workspace の Business / Enterprise プランに統合される流れが案内されています（提供開始時期や管理者設定、利用範囲は組織の契約や管理状態で変わります）。
また、Gemini のWorkspaceアプリ統合（Docs/Sheets/Gmail等のサイドパネル利用など）も継続的に拡張されています。
一方 Microsoft 側は Copilot などのAIが強力ですが、実際の費用・条件はプランや追加ライセンス、組織の契約形態による影響が大きくなりがちです（導入前に「誰が何を使えるか」を必ず確認するのが安全です）。
料金の考え方（比較のコツ）
価格は国・契約形態（年契約/柔軟契約）で変動するため、ここでは「比較のコツ」を押さえます。
- Microsoft 365 は Business Basic のように「Web/モバイル版＋メール＋会議」から始められ、段階的に上位へ移りやすいです。
- Google Workspace はストレージ容量や機能差が比較的分かりやすく、Starter/Standard/Plus の差が判断軸になりやすいです。
見積もり時は、次の3点だけ先に決めると迷いません。
- デスクトップ版Officeが必要か
- 1人あたり必要なストレージ容量の目安
- 会議・チャットをどこまで統合したいか
どっちを選ぶべきか：用途別おすすめ
Google Workspace を選ぶと失敗しにくいケース
- ブラウザ中心、ChromebookやMac混在など端末が多様
- 共同編集が多い（企画書、議事録、スプレッドシートで回す）
- 運用はシンプルに、導入と定着を優先したい
Microsoft 365 を選ぶと失敗しにくいケース
- Excelが業務の中心（関数・ピボット・帳票・マクロなど）
- 取引先ファイルの互換性が重要（Officeファイルの受け渡しが多い）
- Teamsを軸に社内のコミュニケーションを統合したい
- Windows運用、AD/Entra IDなど既存基盤と整合を取りたい
移行のしやすさ（実務でハマりやすい点）
導入後に詰まりやすいのは次のポイントです。
- メール移行（過去メール、ラベル/フォルダ、共有メールボックス）
- ファイル権限の再設計（誰が何を見られるか）
- 既存の業務ファイル（Excelマクロ、複雑なPowerPoint）互換
- 会議の運用（招待、外部参加、録画、規約）
最初から100点を狙うより、「まず全員が毎日使う機能（メール・会議・ファイル共有）を確実に回す」設計が一番うまくいきます。
よくある質問（Q&A）
Q1. Google Workspace と Microsoft 365 はどちらが初心者向けですか？
A. 一般的には Google Workspace の方が初心者向けです。
ブラウザ中心で使え、設定や操作が直感的なため、ITに不慣れな方でも導入しやすい傾向があります。一方、Microsoft 365 は機能が豊富な分、慣れるまでに少し時間がかかる場合があります。
Q2. Excel をよく使う会社でも Google Workspace で問題ありませんか？
A. 軽い利用であれば問題ありませんが、業務でExcelを本格的に使う場合は Microsoft 365 が無難です。
関数、ピボットテーブル、マクロ（VBA）を多用する場合、Google スプレッドシートでは互換性や機能面で不足を感じることがあります。
Q3. 両方を併用することはできますか？
A. 可能です。
実際に、
- メールと共有は Google Workspace
- Office ファイル編集は Microsoft 365
という形で併用している企業もあります。ただし、アカウント管理やコストが複雑になりやすいため、小規模組織ではどちらか一方に統一した方が運用は楽です。
Q4. セキュリティ面で大きな違いはありますか？
A. 基本的なセキュリティ水準は どちらも十分に高いです。
ただし、詳細なアクセス制御や端末管理、既存のWindows・Active Directory 環境との連携を重視する場合は、Microsoft 365 の方が柔軟に対応できます。
一方、シンプルな管理で安全に使いたい場合は Google Workspace が向いています。
Q5. 小規模事業者・個人事業主にはどちらがおすすめですか？
A. 多くの場合、Google Workspace から始める方が失敗しにくいです。
初期設定が簡単で、メール・ファイル共有・オンライン会議をすぐに使い始められます。
ただし、請求書や帳票などで Office ファイルを頻繁に扱う場合は、Microsoft 365 を選ぶメリットもあります。
Q6. 将来的に乗り換えることはできますか？
A. 可能ですが、メールとファイルの移行には手間がかかります。
特に、
- 過去メールの移行
- 共有フォルダの権限設計
- Teams / Chat の履歴
などは後から移行すると負担が大きくなります。将来の業務スタイルをある程度想定したうえで選定することが重要です。
Q7. 結局どちらを選べばよいか迷った場合は？
A. 次の2点で判断すると失敗しにくくなります。
- Excel が業務の中心 → Microsoft 365
- 共同編集・スピード重視・ブラウザ中心 → Google Workspace
どちらも優れたサービスのため、「合わないサービス」ではなく「合わない使い方」を避けることが重要です。
まとめ
Google Workspace と Microsoft 365 は、どちらも“全部入り”の生産性スイートですが、得意分野が違います。
- 共同編集とスピード、ブラウザ中心の働き方 → Google Workspace
- Office資産と互換性、業務の深いところまで対応 → Microsoft 365
迷ったら、次の質問に答えるだけで決まります。
- Excelをガッツリ使う業務ですか？ → はいなら Microsoft 365
- 共同編集が中心で、ブラウザ運用が多いですか？ → はいなら Google Workspace
